«Από καιρό χωρισμένοι από τη σκληρή μοίρα, οι εραστές με τα αστέρια έτρεξαν ο ένας στον άλλον σαν δύο εμπορευματικά τρένα, το ένα είχε φύγει από το Κλίβελαντ στις 6:36 μ.μ. ταξιδεύοντας με 55 μίλια/ώρα, το άλλο από την Τοπέκα στις 4:19 μ.μ. ταχύτητα 35 mph.” ~Ανώνυμο δοκίμιο γυμνασίου.
Είναι αδύνατο να ξέρεις αν αυτός ο νεαρός άνδρας ή η νεαρή γυναίκα θα κάνει ποτέ μια δεκάρα στη τέχνη της γραφής, αλλά πρέπει να εκτιμήσεις την ακρίβεια, έτσι δεν είναι; Οι εύστοχες αναλογίες σαφώς δεν είναι η δύναμή του, αλλά οι λεπτομέρειες έχουν μεγάλη σημασία.
Αυτά είναι τα είδη των νεαρών μυαλών με τα οποία είχα τη χαρά να συνεργαστώ πρόσφατα στο Τμήμα Ενέργειας στην Ουάσιγκτον, DC Καθώς ολοκαίνουργια προσλήψεις, έξι επιστήμονες και μηχανικοί πέρασαν δύο μέρες μαζί μου για τα βασικά της σαφής, συνοπτικής γραφής. Κανένας από αυτούς δεν είχε μάθημα γραφής στο κολέγιο, αλλά στην πορεία ενίσχυσαν ένα πολύτιμο μάθημα όσον αφορά την τοποθέτηση του στυλό στο χαρτί ή τα δάχτυλα στο πληκτρολόγιο.
Πρώτα, έπρεπε να ξεπεράσουμε ένα διαφαινόμενο εμπόδιο – για τι να γράψουμε. Οι ασκήσεις γραφής είναι πιο παραγωγικές και λιγότερο τρομακτικές όταν το θέμα είναι οικείο στους συμμετέχοντες. Σε περιβάλλοντα όπως το Γραφείο Περιβαλλοντικής Διαχείρισης του Υπουργείου Ενέργειας, το οποίο επέβλεπε την εκπαίδευση στις δεξιότητες επικοινωνίας τους, αυτό θα σήμαινε να γράφουν για τον καθαρισμό τοποθεσιών ραδιενεργών αποβλήτων.
Το πρόβλημα ήταν ότι αυτοί οι πρόσφατοι απόφοιτοι κολεγίου δεν γνώριζαν σχεδόν τίποτα για τις ιδιαιτερότητες των θέσεων εργασίας που τους περίμεναν μετά την αποχώρησή τους από το DC. Το μόνο που είχαν ήταν μια τοποθεσία, όπως το Idaho Falls ή το Oak Ridge, το Τενεσί ή το Σινσινάτι. Τι, λοιπόν, αναρωτήθηκα, θα μπορούσα να περιμένω να γράψουν;
Οι ανησυχίες μου ήταν βραχύβιες. Το κολέγιο είχε γεμίσει τα κεφάλια τους με τόσες χρήσιμες γνώσεις που το μόνο που έπρεπε να κάνω ήταν να τους παρακινήσω να με δουν, τον αναγνώστη, ως έναν λαϊκό άνθρωπο (ίσως βοηθό του Κογκρέσου) που είχα κάνει μια ερώτηση για ένα τεχνικό θέμα με μεγάλη εύρος των επιπτώσεων της πολιτικής.
Καθώς άρχισαν να αναπτύσσουν αυτή την ιδέα, τους είπα να συμπληρώσουν με λεπτομέρειες, ακολουθώντας την αρχή «δείξε μην το πεις» που διέπει κάθε αξιόλογη επεξηγηματική επιχειρηματική γραφή: Μη μου πείτε ότι τα υπόγεια ύδατα έχουν μολυνθεί από ραδιενεργά απόβλητα. Δείξτε μου λεπτομέρειες σχετικά με το είδος των απορριμμάτων, μετρήσεις που απεικονίζουν τον βαθμό της ζημιάς, την αιτία της ζημιάς – όλα αυτά θέτουν τη βάση για αυτό που οι τύποι περιβαλλοντικού καθαρισμού αγαπούν να αποκαλούν “αποκατάσταση”.
Πλαισιωμένοι από μια διαδικασία τεσσάρων σταδίων – διερευνητική, προσχέδιο(α), επεξεργασία/αναθεώρηση και δημοσίευση/αποστολή – οι νέοι επαγγελματίες ακολούθησαν τις τρεις κατευθυντήριες γραμμές της επιτυχημένης επιχειρηματικής συγγραφής, είτε πρόκειται για έκθεση έργου, τεχνική αξιολόγηση, προώθηση πωλήσεων ή ένα σύντομο e-mail:
o Το γράψιμο είναι σκέψη. Θα πρέπει να θεωρείται ως μια ευκαιρία, ένα δώρο χρόνου για να δείξετε πόσο έξυπνοι είστε.
o Γνωρίστε και σεβαστείτε τους αναγνώστες σας. Οι καλοί συγγραφείς χρησιμοποιούν γλώσσα χωρίς αποκλεισμούς, όχι πομπώδη, γεμάτη ορολογία γλώσσα που αποκλείει. Γράφουν για να οικοδομήσουν, όχι για να εντυπωσιάσουν.
o Επεξεργασία/αναθεώρηση. Οι δύο πρώτες οδηγίες δεν έχουν νόημα εάν δεν ελέγξετε προσεκτικά την εργασία σας. Το ατημέλητο ή ανύπαρκτο μοντάζ μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε ανόητοι.
Το αποτέλεσμα ήταν μια αποκάλυψη για καθέναν από τους μαθητές, οι οποίοι είχαν αρχίσει την πρώτη μέρα λέγοντας ο ένας στον άλλον ότι το γράψιμο το έβρισκαν τρομακτικό. Με τη βοήθεια της προσωπικής κριτικής από ομοτίμους, κατέληξαν σε μια απλή, συνοπτική, εύστοχη γραφή-στην αρχή που εγώ, ο λαϊκός, καταλάβαινα.
Μια κυρία, γεννημένη στο Περού, που είχε τόσο λίγη πίστη στον εαυτό της και στην γνώση της αγγλικής γλώσσας, έκανε μια απίστευτη δουλειά περιγράφοντας την υαλοποίηση – μετατρέποντας τα πυρηνικά απόβλητα σε γυαλί. Ένας νεαρός μηχανικός από το Μίσιγκαν έγραψε ένα ξεκάθαρο επιχείρημα για ένα πρόγραμμα ελέγχου ναρκωτικών εργαζομένων και περιέγραψε πώς μια υποθετική μικρή επιχείρηση που ασχολείται με δυνητικά επικίνδυνες ουσίες θα μπορούσε να το βάλει σε εφαρμογή. Αυτό που λίπανε τη διαδικασία γι ‘αυτόν ήταν να ζητήσει λεπτομέρειες που είχε βρει σε ένα μάθημα κολεγίου και να βάλει τον εαυτό του στη θέση του υποθετικού αναγνώστη – σε αυτήν την περίπτωση ενός ιδιοκτήτη επιχείρησης που ήταν δύσπιστος για το τεστ ναρκωτικών.
«Το καλύτερο στυλ είναι το στυλ που δεν προσέχεις». Έτσι περιέγραψε ο μυθιστοριογράφος Somerset Maugham τη γραφή που λειτουργεί. Ο κόσμος των επιχειρηματικών επικοινωνιών δεν είναι διαφορετικός. Οι αποτελεσματικοί συγγραφείς εκφράζουν τις απόψεις τους συνοπτικά χωρίς να δίνουν προσοχή στον τρόπο που γράφουν. Ο αναγνώστης κατανοεί τι μεταφέρεται – ερωτήσεις, απαντήσεις σε ερωτήσεις, έκκληση για δράση, ένα πειστικό σημείο – σε μια ανάγνωση.